Como controlar encomendas na portaria do condomínio

Por que as encomendas viraram um problema

Com o aumento das compras pela internet, a portaria recebe dezenas de volumes por dia. Sem controle, as encomendas se perdem, os moradores reclamam e o porteiro perde tempo procurando uma caixa entre várias.

Quando algo some, ninguém consegue provar quem recebeu e quem retirou, e o síndico acaba no meio da discussão.

O que o registro precisa ter

Para o controle funcionar, cada encomenda deve ter:

• Data e hora da chegada
• Quem recebeu na portaria
• Apartamento e morador de destino
• Transportadora ou origem, e código de rastreio quando houver
• Foto da encomenda, para registrar o estado em que chegou
• Quem retirou e quando

Caderno, planilha ou sistema

O caderno é simples, mas difícil de consultar e fácil de rasgar ou perder. A planilha melhora, mas depende de alguém atualizar e não avisa o morador.

Um sistema como o InfoCondo registra a chegada e a retirada em poucos cliques, guarda o histórico e permite pesquisar por apartamento, data ou transportadora. O porteiro ganha tempo, e o síndico tem a resposta quando o morador reclama.

Boas práticas na portaria

Algumas regras simples ajudam qualquer condomínio:

• Definir um local fixo e organizado para guardar as encomendas
• Registrar na hora em que a encomenda chega, e não no fim do turno
• Exigir identificação de quem retira
• Avisar o morador assim que a encomenda chegar
• Definir um prazo para encomendas esquecidas

Como começar

Defina o que será registrado, treine os porteiros por turno e comece com um bloco ou um período de teste. Em pouco tempo, as reclamações diminuem e a portaria ganha um processo que não depende da memória de ninguém.