Quando vale a pena trocar a planilha por um sistema
Sinais de que a planilha já não dá conta do seu negócio e o que um sistema de gestão pode melhorar.
A planilha foi ótima, até deixar de ser
A planilha é o primeiro sistema de quase toda empresa, e isso é bom: é simples, barata e flexível. O problema aparece quando o negócio cresce e a planilha vira um lugar onde ninguém confia nos números.
Sinais de que é hora de mudar
Se você se reconhece em três ou mais itens, vale pensar em um sistema:
- Mais de uma pessoa precisa mexer na mesma planilha
- Você já perdeu dados ou encontrou conta errada
- Falta controle de estoque, de validade ou de quem está devendo
- Você tem mais de uma loja ou unidade
- Para ver um resultado, é preciso montar um relatório na mão
- Só uma pessoa sabe como a planilha funciona
O que um sistema melhora
Um sistema coloca as informações em um só lugar, acessível pelo celular, com permissão por pessoa. Cada venda, compra ou ordem de serviço é registrada uma vez, e os relatórios aparecem prontos.
Com isso, você enxerga o estoque que está acabando, os clientes que sumiram, as contas que vencem e o que realmente dá lucro.
Cuidados na hora de escolher
Antes de contratar, confira:
- Se funciona no celular e no computador, sem instalar programa
- Se cobra por máquina ou por usuário, e quanto custa crescer
- Se dá para separar o acesso por loja e por função
- Se os seus dados podem ser exportados quando você quiser
- Quem dá o suporte e em quanto tempo
Como começar sem complicar
Comece pelo processo que mais dá trabalho, como o estoque ou os orçamentos, e deixe o restante para depois. Treine a equipe aos poucos e mantenha a planilha antiga por um tempo, só para consulta. Em etapas, a mudança dá menos medo e dá mais resultado.